Keagenan adalah hubungan berkekuatan secara hukum yang terjadi bilamana dua pihak bersepakat membuat perjanjian , dimana salah satu pihak yang dinamakan agen(agent) setuju untuk mewakili pihak lainnya yang dinamakan pemillik(principal) dengan syarat bahwa pemilik tetap mempunyai hak untuk mengawasi agennya mengenai kewenangan yang dipercayakan kepadanya.
1. Pengertian Agen Kapal
Menurut H.A Abbas Salim, Manajemen Transportasi , Raja Grafindo Persada, Jakarta, 1993, halaman 98 Agen pelayaran adalah sebuah badan usaha yang bergerak dalam kegiatan atau aktifitas kapal atau perusahaan pelayaran.
Apabila suatu kapal berlabuh di suatu pelabuhan maka kapal tersebut membutuhkan pelayanan dan memiliki berbagai keperluan yang harus dipenuhi. Untuk melayani berbagai keperluan tersebut,perusahaan pelayaran akan menunjuk sebuah agen kapal. Secara garis besar ,dikenal tiga jenis agen kapal, yaitu general agent, sub-agen atau agen, dan cabang agen.
Menurut Peraturan menteri perhubungan No: KM. 21 Tahun 2007 tentang Sistem dan Prosedur Pelayanan Kapal, Barang, dan Penumpang pada Pelabuhan Laut yang di selenggarakan oleh oleh unit Pelaksana Teknis (UPT ) kantor Pelabuhan: Agen umum (General Agent) adalah perusahan angkutan laut nasional /penyelenggara kegiatan angkutan laut khusus yang di tunjuk oleh perusahaan angkutan laut asing di luar negeri untuk mengurus segala sesuatu yang berkaitan dengan kepentingan kapalnya (baik kapl milik, kapal chartermaupun kapal yang dioperasikannya.
· General agent (agen umum) adalah perusahaan pelayaran nasional yang ditunjuk oleh perusahaan pelayaran asing untuk melayani kapal-kapal milik perusahaan asing tersebut selama berlayar dan singgah di pelabuhan Indonesia. Sebagai contoh , Maersk Line, sebuah perusahaan pelayaran Denmark, menunjuk Tri Elang Maritim sebagai general agent. Maka Tri Elang Maritim memiliki tugas melayani kapal milik Maersk Line selama berlayar dan singgah di pelabuhan-pelabuhan Indonesia.
· Persyaratan sebagai Agen Umum
Persyaratan untuk menjadi agen umum adalah perusahaan pelayaran Indonesia yang memiliki kapal berbendera Indonesia berukuran sekurang-kurangnya 5.000 BRT dan/atau kapal berbendera Indonesia berukuran sekurang-kurangnya 5.000 BRT secara kumulatif dan memiliki bukti perjanian keagenan umum(agency agreement) atau memiliki bukti surat keagenan umum (letter of appointment). Bagi perusahaan laut yang ditunjuk sebagai agen umum dilarang menggunakan ruang kapal asing yang diageninya , baik sebagian maupun keseluruhan untuk mengangkut muatan kapal dalam negeri.(KM 33 Tahun 2001, Bab V,Pasal 45 Ayat (1) s.d (4).
· Sub-agen adalah Perusahaan pelayaran yang ditunjuk oleh general agent untuk melayani kebutuhan tertentu kapal di pelabuhan tertentu. Sub agen ini sebenarnya berfungsi sebagai wakil atau agen dari general agent. Sebagai contoh , Tri Elang Maritim yang telah di tunjuk menjadi general agent oleh Maersk Line menunjuk perusahaan pelayaran nasional lain, misalnya PT. Kanaka Dwimitra Manunggal sebagai sub agen untuk melayani kapal milik Maersk Line yang singgah di pelabuhan Bengkulu , karena Djakarta Lloyd tidak memiliki cabang di sana.
· Cabang agen adalah cabang dari general agent di pelabuhan tertentu.Di dalam usaha pelayaran niaga dimana ada liner dan tramper , pelayaran liner akan menunjuk general atau booking agent, untuk mengurus muatan dan kapalnya. Tramper akan menunjuk agen khusus(special agent) karena hanya di pakai pada saatnya kapalnya di-carter di suatu pelabuhan dimana kapal melakukan bongkar/muat. Dalam melakukan tugasnya di pelabuhan , agen yang di tunjuk dinamakan Port Agent. Port Agent yang di tunjuk di pelabuhan lainnya dapat menunjuk sub-agent untuk mewakilinya. Port agent tetap bertanggung jawab terhadap principalnya. Bilamana dalam sebuah charter party, salah satu pihak umpama pencarter telah menunjuk agen untuk mewakili kepentingannya , maka pemilik dapat menunjuk agen lain untuk mewakilinya yang dinamakan protecting agent.
· Husbandary Agent adalah agen yang ditunjuk oleh principal untuk mewakilinya diluar kepentingan bongkar/muat umpama hanya mengurus ABK kapal,repair,supplier dll.
· Boarding Agent adalah petugas dari keagenan yang selalu berhubungan dengan pihak kapal. Biasanya boarding agent yang pertama naik ke kapal waktu kapal tiba dan terakhir mennggalkan kapal ketika kapal akan berangkat.
2. Tugas Keagenan Kapal dalam kegiatan pelayaran
a. Tugas General Agent
Secara garis besar, tugas general agent ada dua jenis, yaitu tugas pengurusan perizinan dan tugas koordinasi. Adapun tugas koordinasi meliputi:
· Koordinasi operasi dan pemasaran
Koordinasi operasi adalah tugas untuk memastikan bahwa pembongkaran/pemuatan kapal dikerjakan dengan baik oleh perusahaan bongkar muat. Selain itu, tugas koordinasi juga termasuk memastikan bahwa bahwa ketika kapal masuk ke tempat sandar pelabuhan, pelaksanaan pandu dan kapal-kapal tunda dilakukan dengan baik. Sedangkan koordinasi pemasaran adalah fungsi general agent untuk mencarikan muatan , mengumpulkan kedatangan kapal, hubungan dengan armada pemasaran(market forces) dan sebagainya.
· Koordinasi keuangan
Koordinasi keuangan merupakan tugas general agent untuk mengumpulkan dan mencatat segala pengeluaran kapal selama berada di pelabuhan. Karena tagihan dari pelabuhan sering terlambat, maka bagian disbursement bertugas menyelesaikan tagihan-tagihan yang belum diselesaikan. Dengan demikian agen memerlukan advance money yang cukup besar , terutama untuk kapal-kapal tramper, karena kemungkinan tidak akan singgah lagi di pelabuhan tempat agen berada.
· Penunjukan sub-agen/agen
· Mengumpulkan disbursement pengeluaran kapal
Bagian disbursement mengumpulkan segala tagihan selama kapal di pelabuhan dan sesudah pemerangkatannya. Tugas ini biasanya diawasi oleh bagian operasi dan keuangan.
· Koordinasi lain yang berkaitan dengan muatan dan dokumentasi
b. Tugas Sub-Agent atau Agent
Secara garis besar, tugas sub-agen atau agen ada dua , yaitu pelayanan kapal(ship’s husbanding) dan operasi keagenan (cargo operation). Tugas-tugas yang termasuk dalam pelayanan kapal adalah pelayanan ABK, perbaikan atau pemeliharaan kapal, penyediaan onderdil atau suku cadang kapal dan sebagaimya. Sedangkan tugas yang berkaitan dengan operasi keagenan adalah pengurusan bongkar dan muat, stowage , lashing, dan dokumen muatan.
3. Organisasi Keagenan Kapal
Keagenan kapal biasanya dipimpin oleh seorang kepala cabang. Di bawah kepala cabang terdapat tiga bagian utama , yaitu bagian traffic, bagian pemasaran(marketing), dan bagian administrasi keuangan. Bagian traffic adalah bagian yang mengurusi muatan kapal , operasi kapal termasuk pelayanan kapaldan awanya , serta mengatur kontrak dengan perusahaan klien. Bagian pemasaran adalah bagian yang mencari muatan. Bagian ini terdiri dari dua sub bagian, yaitu sub bagian cargo canvassing dan sub bagian analisis marketing. Bagian administrasi adalah bagian yang mengelola semua administrasi transaksi, baik ekstern maupun intern perusahaan , termasuk administrasi keuangan maupun surat-surat.
4. Tugas dan Fungsi Cabang
1. Tugas Pokok Cabang
· Mewakili dan melindungi perusahaan dalam daerah masing-masing.
· Mewakili dan membantu kantor pusat dalam melayani kapal.
· Bertindak sebagai agen dalam melayani kapal-kapal keagenan.
2. Bidang Pemasaran (Marketing)
· Melaksanakan pengisian dan penjualan ruangan kapal, baik kapal armada maupun kapal keagenan sesuai dengan space allotment yang diberikan oleh kantor pusat untuk kapal armada , dan oleh principal dalam hal ini FAD (Foregin Agency Departement) untuk kapal keagenan.
· Melakukan cargo canvassing dalam daerah lingkungannya dengan memperhatikan garis-garis petunjuk yang diberikan oleh kantor pusat.
· Melaksanakan fungsi pemasaran, seperti :
- Penelitian dan analisis pasar
- Intelejensi informasi pasar
- Pengkajian pelanggan
- Laporan pemasaran
· Member pelayanan sebaik-baiknya kepada pemilik muatan , baik pelayanan sebelum penjualan ataupun purnajual.
3. Bidang Muatan (Traffic)
· Atas nama principal/kantor pusat menerima muatan untuk dikapalkan.
· Melaksanakan booking muatan dan menyampaikan laporan pembukuan muatan ke kantor pusat.
· Mempersiapkan loading list dan menyampaikannya kepada kapal dan usaha bongkar muat.
· Mempersiapkan dokumen muatan seperti ,mate’s receipt, B/L dan manifest.
· Menandatangani B/L atas nama principal.
· Memonitor, mengawasi, dan kalau perlu member petunjuk atau teguran atas pelaksanaan bongkar atau muat supaya dapat dicapai quick dispatch dan proper cargo handling .
· Mempersiapkan P.U. dari muatan yang ada di atas kapal untuk diserahkan ke Bea dan Cukai.
· Mengadakan tindakan preventif untuk timbulnya kerusakan atau kehilangan barang.
· Ikut mengatur penyerahan barang kepada consignee melalui penukaran B/L dengan DO (biaya) OPP/OPT, sewa gudang dan lain-lain ditarik oleh perusahaan bongkar muat).
· Menyelesaikan klaim yang dierima dalam batas-batas wewenang yang digariskan oleh kantor pusat.
4. Bidang Pelayanan Kapal
· Memberitahukan kedatangan kapal kepada instansi di pelabuhan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
· Merencanakan, mengatur, dan melaksanakan penyandaran kapal.
· Membantu mempersiapkan dan mengurus surat-surat kapal.
· Membantu melayani penyedian kebutuhan kapal.
· Memberikan pelayanan kepada awak kapal
· Mengatur dan melaksanakan pemberangkatan kapal.
· Memeberitahukan kepada principal mengenai situasi dan perkembangan pelabuhan beserta fasilitasnya.
· Memelihara dan menjaga hubungan yang baik dengan para pejabat pelabuhan.
5. Bidan Petikemas (Container)
· Melaksanakan fungsi local control dan container tracking.
· Melaksanakan monitoring container sejak dibongkar sampai dimuat kembali yang mencakup pemantauan atas pembongkaran,haulage,stripping,positioning,MT container,stuffing, dan pemuatan.
· Mengawasi dan ikut aktif dalam peningkatan pemanfaatan petikemas.
· Melaksanakan container inventory untuk daerahnya.
· Melaporkan setiap gerakan petikemas sesuai dengan petunjuk principal masing-masing.
6. Bidang Keuangan
· Melaksanakan freight collection dan mengadakan administrasi freight yang baik sesuai dengan petunjuk kantor pusat.
· Melaksanakan pembayaran biaya pelabuhan dan biaya kapal lainnya atas perintah kator pusat.
· Penerimaan dan pembayaran dilaksanakan sesuai dengan inprest fund system.
· Melaksanakan verifikasi atas nota disbursement yang diterima dan menyampaikan nota biaya tersebut ke kantor pusat sesuai dengan petunjuk yang diberikan oleh kantor pusat.
· Menyusun anggaran overhead cabang dan anggaran arus kas serta mengatur penyediaan dan adan pembayarannya.
· Menyampaikan laporan biaya overhead ke kantor pusat disertai dengan bukti pengeluarannya. Cabang tidak menyelenggarakan pembukuan sendiri, semuanya dibukukan di kantor pusat.
5. Dokumen perdagangan dalam kegiatan pelayaran
Salah satu tugas keagenan kapal adalah berkaitan dengan pengurusan dokumen , baik dokumen kapal maupun dokumen perdagangan. Berikut ini dokumen pelayaran yang di umumnya digunakan:
1. Bill of Loading
Bill of Loading(B/L) atau konosemen adalah dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan pelayaran dan mempunyai fungsi sebagai berikut:
a. Bukti bahwa barang telah dimuat di kapal
b. Dokumen hak milik dari pemilik barang (document of title).
c. Kontrak angkutan(contract of affreightment).
d. Dokumen jual/beli (transferable document).
2. Sea waybills
Sea waybills adalah pengganti ocean B/L yang saat ini sudah dianggap tidak memadai lagi. Waybill adalah dokumen yang tidak dapat diperdagangkan atau non-negotiable dan dibuat untuk consignee yang disebut didalamnya. Penerima barang dapat mengambil barang dengan menunjukan waybill ini. Meskipun demikian , tanpa waybill,asal dapat menunjukan identitasnya penerima barang bias mengambil barangnya.
Keuntungan memakai waybill adalah :
· Consignee yang ada, tanpa waybill dapat mengambil barangnya. Memakai B/L yang tradisional tidak akan mungkin , hal ini menimbulkan komplikasi dengan B/L tradisional karena keterlambatan pengiriman.
· Dapat dilakukan dalam pengiriman antar kenalan , dimana tidak ada resiko financial. Juga dapat dilakukan bila ada saling kepercayaan dalam pengiriman barang dagangan.
3. Cargo Manifest
Cargo manifest merupakan dokumen yang berisi informasi tentang muatan di atas kapal. Freight manifest memberikan keterangan mengenai freight,surcharges,rabat dll. Manifest disiapkan oleh agen/perwakilan pengangkut. Namun dapat juga dikerjakan oleh freight forwarder bila harus berhubungan dengan bea-cukai dan pejabat pelabuhan.
4. Shipping Note
Shipping note merupakan dokumen yang dibuat oleh shipper dan dialamatkan kepada carrier untuk meminta ruangan untuk muatannya. Shipping note merupakan tanda komitmen shipper untuk mengapalkan muatannya dan juga digunakan untuk mempersiapkan B/L muatan keluar.
5. Delivery Order
Delivery Order(DO) adalah sebuah dokumen yang dikeluarkan oleh pihak yang berkuasa menyimpan barang. Untuk mengeluarkan barang itu dari tempat penyimpanannya terdapat catatan ‘fiat keluar’, artinya yang empunya barang sudah menyelesaikan kewajibannya terhadap yang dikuasakan atas barang itu. Dalam DO perusahaan perusahaan pelayaran telah melunasi freight,bea-masuk,ongkos storage, dan lain-lain.
6. Mate’s Receipts
Mate’s Receipts adalah dokumen tanda terima dari pengangkut untuk menyatakan bahwa barangnya telah di terima di atas kapal(muatan ekspor) di mana mate’s receipt ini dig anti dengan B/L dari carrier.
6. Prosedur pemuatan barang
Muatan kapal tediri dari dua jenis utama,yaitu barang keluar dan barang masuk. Barang keluar di sebut juga sebagai muatan ekspor dan barang masuk disebut juga sebagai mutan impor. Berikut ini adalah proses pemuatan barang ekspor dan pembongkaran barang impor dari kapal yang harus diperhatiakan oleh keagenan kapal.
1. Persiapan pengapalan barang(ekspor)
Proses pengapalan barang dimulai pada saat pengirim mengeluarkan shipping instruction untuk muatan ekspor. Shipping instruction merupakan perintah pengapalan barang dan ditujukan kepada agen perwakilan dari kapal yang akan mengangkut barang itu.
Shipping instruction memuat data yang diperlukan antara lain:
a. Nama shipper,consignee,dan notify address.
b. Pelabuhan muat dan bongkar.
c. Mark & No.serta barang.
d. Jumlah muatan,kg/colli,weight, dan volume.
e. Nama kapal yang akan mengangkut.
f. Pembayaran freight prepaid atau to collect.
g. Jumlah original bill of loading yang dikehendaki.
Atas data-data yang ada maka agen perkapalan membuat draft B/L.Apabila draft B/L tersebuttelah dinyatakan sesuai dengan data dan fakta barang yang dikirim , maka agen pelayaran membuat B/L asli yang kemudian di serahkan kepada pengirim.
Dalam muatan LCL agen akan mencari petikemas yang akan diisi oleh pengirim di container freight station(CFS) , atau tempat pengangkutan petikemas. Setelah petikemas diisi maka pengirim atau EMKL yang ditunjuk mengurus ke cabang dan Bea-cukai. Setelah EMKL mendapat fiat muat maka petikemas di bawa ke lapangan petikemas (container yard) untuk menunggu pengapalan.
2. Prosedur muatan impor
Sebelum kapal datang membawa muatan yang akan dibongkar , dokumen-dokumen barng sebelumnya telah disampaikan kea gen pengapalan. Dokumen tersebut mencakup manifest, salinan B/L , loading list dari barang yang hendak dibongkar oleh kapal yang mengangkut. Penyampaian dokumen dapat melalui pos atau melalui perwakilan pemilik kapal.
Atas dasar dokumen maka agen perkapaln akan melakukan hal-hal berikut ini :
a. Memberi tahu kepada consignee, ETA dari kapal dan berapa lama akan membongkar/muat barang.
b. Member tahu kepada Bea-Cukai dan membuat Pemberitahuan Umum(PU) dari barang yang ada di kapal dan yang akan dibongkar.
c. Bila kapal telah tiba dan mulai kegiatan bongkar/muat maka consignee atau EMKL yang ditujuk akan mengurus B/L dan surat-surat barangnya.
d. Dengan B/L yang ada dan dengan dokumen pendukung lainnya menyelesaikan dahulu kewajiban terhadap agen pelayaran , seperti freight,jaminan petikemas,documentation fee,administrasi,terminal handling charges (THC) dan biaya lainnya.
e. Bila biaya-biaya tersebut dan kewajiban bea-cukai telah diselesaikan , maka consignee atau EMKL yang ditunjuk akan mendapat Delivery Order(DO).
f. Dengan DO dan penarikan B/L, barang akan dikeluarkan dengan mendapat fiat-keluar. Delivery order adalah surat perintah yang dikeluarkan oleh perusahaan pelayaran ke gudang/PBM untuk menyerahkan barang yang tercantum dalam D/O kepada pihak yang disebutkan dalam D/O. untuk mendapat D/O , penerima atau EMKL yang mewakilinya harus menyerahkan salah satu B/L asli yang telah di-endorse keagen pelayaran.
3. Document for In/Out Clearance
a. Dokumen-dokumen tersebut di bawah ini harus dipersiapkan sebelum tiba di pelabuhan:
1. PPKA (Pemberitahuan Keagenan Kapal Asing) dari Sea Comm.
2. PPKB(Pusat Pelayanan Kapal dan barang) dari port authority.
3. RKSP (Rencana Kedatangan Sarana Pengangkut) diajukan oleh agen ke Bea & cukai.
4. Memorandum Pemeriksaan Dokumen Kapal diajukan ke harbor master.
5. Letter og Appointment dari owners/kapal.
6. Tonnage certificate (copy) dari owners/kapal.
7. Master Cable dari master yang menyatakan bahwa kapal akan masuk ke pelabuhan.
8. ISSC (International Ship Security Certificate) dari owners.
9. Ship Particulars dari owners/kapal.
10. Crew List sebagai laporan pemberitahuan ke imigrasi.
11. Cargo Manifest/Bill of Loading (copy)dari owner/charterers sebagai laporan ke Bea & Cukai dan port authority.
b. Dokumen yang disiapkan pada saat tiba di pelabuhan :
1. Crew List.
2. Crew Personal effect list.
3. Store list.
4. Voyage memo.
5. Ammunition List.
6. Provision List.
c. Dokumen yang diperlukan/disiapkan sewaktu keberangkatan kapal:
1. Sailing Declaration dari karantina.
2. Cargo manifest.
3. Port Clearance Out.
4. Immigration Clearance.
5. Quarantine Clearance.
6. Custom Clearance.
7. Light Dues (copy).
8. PPKB out dari port authority.
